Actele pentru angajare sunt un pas esential in procesul de administrare si gestionare a resursei umane. In functie de profilul fiecarui post, vor exista mai multe tipuri de acte necesare, astfel incat, tu, ca angajator, sa respecti mereu legea, iar angajatii tai sa poata avea toate responsabilitatile si beneficiile legale.

Atunci cand incepi sa angajezi personal, este important sa stii cate ceva despre documentele necesare la angajare, dar si despre recrutarea si administrarea eficienta a resursei umane. O buna gestionare a ariei de HR sau resurse umane, alaturi de respectarea legii atunci cand vine vorba de angajati si contractul de munca iti poate aduce foarte multe beneficii in business si te va scuti de batai de cap sau amenzi.

Vei afla din acest articol ce trebuie sa stii despre dosarul de angajare, despre gestionarea resursei umane, dar si despre procedurile administrative pentru a avea un business de succes.

1. Ce acte trebuie pentru angajare?

Daca vrei sa stii exact ce acte iti trebuie pentru angajare, in mod normal, acestea nu sunt deloc multe la numar, iar majoritatea angajatilor le pot pune la dispozitia angajatorului usor, fara sa fie nevoie sa se deplaseze pentru a obtine documente suplimentare. Iata de ce acte ai nevoie pentru angajarea unei persoane in firma ta:

• Copia unui act de identitate. Actele de identitate sunt buletinul sau pasaportul. Primul pas in angajare este trimiterea unei copii a actului de identitate, pentru a putea intocmi contractul de munca, dar si pentru a dovedi identitatea. In contractul de munca vor figura domiciliul, CNP-ul, numele complet si, uneori, seria. Nu se considera act de identitate certificatul de nastere sau alt document ce nu poate dovedi identitatea. Asadar, este necesar un act cu poza si date de identificare, precum seria sau CNP-ul.
• Adeverinta de medicina muncii sau avizul de medicina muncii. Un astfel de act dovedeste faptul ca angajatul isi poate desfasura munca fara riscuri asupra sanatatii si ca este apt din punct de vedere medical pentru a munci. Doar medicii specializati in aceasta arie, medicina muncii, pot face consultatia si elibera adeverinta, iar costurile sunt suportate de catre angajator. Asadar, angajatul are doar obligatia de a se prezenta la consult.
• Copii ale diplomelor de studiu. De obicei, este de preferat ca angajatul sa puna la dispozitia angajatorului cele mai recente diplome de studii pe care le detine. Aceste diplome vor ajuta la incadrarea unui angajat pe anumite locuri de munca si pot ajuta la dovedirea unor abilitati si calificari pentru anumite posturi.
• Copii ale certificatelor obtinute in urma unor cursuri de formare sau specializare. Astfel de documente sunt optionale si sunt necesare doar in cazurile in care fisa postului cere anumite certificari si specializari. Spre exemplu, pentru anumite posturi in departamentul de resurse umane, este necesar un curs de inspector de resurse umane. Intr-un astfel de caz, candidatul selectat va trebui sa prezinte la angajare diploma sau certificatul obtinut la cursul urmat.
• Extras bancar pentru transferul salariului. Extrasul bancar va face dovada detinerii contului in care se va vira salariul lunar.

Pe langa documentele obligatorii, exista si acte suplimentare ce pot fi utile in dosarul de angajare, fie pentru a avea un registru complet si actualizat, fie pentru calculul salariilor:

• Copie a certificatului de nastere sau al certificatului de casatorie.
• CV-ul. CV-ul este un document esential la angajare, asa ca firma sau compania il poate adauga la dosarul angajatului.
• Copie a permisului de conducere. Daca angajatul lucreaza ca sofer sau va primi o masina din partea firmei in interes de munca, atunci va trebui sa aiba la dosar o copie a permisului de conducere.
• Recomandari. Pentru anumite posturi recomandarile sunt importante, iar daca angajatul le-a prezentat, acestea pot fi anexate la dosar. Majoritatea posturilor unde se cer recomandari sunt cele ce presupun abilitati dobandite in urma studiilor sau a experientei profesionale. Printre meseriile in care recomandarile fac parte din cerintele pentru recrutare se numara cele in care se lucreaza cu copii sau cu persoane cu dizabilitati. Recomandarile te pot ajuta pe tine ca angajator sa evaluezi mai bine experienta profesionala a candidatilor si sa ii cunosti mai indeaproape inainte de interviu.
• Cazier. Pentru unele posturi, exista anumite cerinte atunci cand vine vorba de dosarul judiciar. Mai exact, exista locuri de munca unde nu te poti angaja daca ai savarsit anumite fapte penale. De aceea, in functie de specificul postului, dosarul unui angajat poate contine si o copie a cazierului.
• Decizia de incetare a somajului. In cazul actelor de angajare din somaj, acestea sunt exact aceleasi precum in cazul oricarui alt angajat, dar, in plus, trebuie sa existe si decizia de incetare a somajului, pe care candidatul acceptat pe post trebuie sa o obtina de la AJOFM (Agentia Judeteana pentru Ocuparea Fortei de Munca).

De asemenea, exista locuri de munca pentru care sunt necesare documente suplimentare, in functie de domeniu. Daca angajezi pe nise bine stabilite, cum ar fi nisa medicala sau in domeniul transportului ori daca vrei sa angajezi persoane cu dizabilitati, atunci poti apela la un specialist in payroll si administrarea dosarelor de personal, care iti poate explica toti pasii care trebuie urmati si toate documentele de care angajatii tai vor avea nevoie.

Pe langa actele necesare la angajare prevazute in Codul Muncii, vor mai exista o serie de documente pe care candidatul ales trebuie sa le semneze atunci cand se angajeaza:

• Acordul GDPR. Stocarea si prelucrarea datelor cu caracter personal se supune unor reglementari bine stabilite la nivel european, ceea ce inseamna ca toti angajatii trebuie sa fie de acord cu acestea. Desigur, in anumite cazuri, ei pot alege sa nu isi dea acordul pentru anumite practici, precum postarea de fotografii cu ei pe retelele sociale ale companiei.
• Regulamentul intern. Fiecare angajat trebuie sa adere la Regulamentul intern al companiei din care va face parte, asa ca acesta va trebui sa semneze ca a luat la cunostinta acele informatii si ca va respecta regulile firmei.
• Declaratie pe propria raspundere. Daca angajatul are persoane in intretinere, atunci acesta poate semna o declaratie pe proprie raspundere pentru a plati un impozit mai mic din salariu.

2. Documente necesare pentru angajare: codul muncii

Actele necesare pentru angajare si dosarul de munca sunt stipulate in H.G. nr.500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor in articolul 8 dupa cum urmeaza:

“(1) Angajatorii au obligatia de a intocmi un dosar personal/profesional pentru fiecare dintre salariati/persoana platita din fonduri publice, de a-l pastra in bune conditii la sediul angajatorului sau, dupa caz, la sediul secundar daca este delegata competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

(2) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.” (Art. 8, alin. 1 si 2 din H.G. nr.500/2011)

3. Ce acte se cer la dosarul de angajare si administrarea resursei umane

Acum ca ai aflat ce acte contine dosarul de angajare, trebuie sa stii si ce legatura exista intre dosarul de personal si administrarea resursei umane. Ei bine, aspectul dosarelor de personal este unul de care se ocupa cel mai bine specialistii in HR. Zona de resurse umane are mai multe departamente, printre care cel de recrutare si selectie de personal, cel de comunicare interna, cel de admin sau administrare personal si cel de salarii. Iata de ce este o idee buna pentru business-ul tau sa colaborezi cu profesionisti pe partea de admin si payroll:

• Specialistii cunosc reglementarile si legile in vigoare. Deseori, pot aparea schimbari in legile si reglementarile ce vizeaza forta de munca, ceea ce inseamna ca atunci cand te ocupi personal sau indeaproape de acest aspect, vei avea nevoie sa aloci timp pentru a fi la curent cu legislatia. Pe de alta parte, atunci cand apelezi la specialisti, totul devine mai usor, deoarece ei cunosc foarte bine reglementarile si legile muncii, sunt la curent cu orice fel de schimbare si inteleg foarte bine tot ceea ce presupune respectarea normelor si legislatiei. Astfel, riscul de a primi amenzi usturatoare sau de a avea probleme de nerespectare a legii se reduc semnificativ pentru firma ta.
• Specialistii cunosc in detaliu ce trebuie sa contina un dosar de personal in orice domeniu si indiferent de particularitatile postului. Orice antreprenor sau specialist intr-un anumit domeniu poate sa stie, in teorie, ce acte sunt necesare la angajare, insa realitatea poate sa difere. Atunci cand apelezi la specialisti in HR admin, acestia vor cunoaste mereu ce acte ii trebuie unui angajat chiar si in cazul unor situatii speciale. In plus, ei vor avea informatii legate de ceea ce se poate face daca un angajat nu are un anumit document sau nu stie cum sa il obtina. Astfel de situatii nu par frecvente, insa ele au loc destul de des, deoarece piata muncii este una dinamica si in continua schimbare.
• Poti primi sfaturi si consultanta si in alte aspecte ale HR. O firma specializata in resurse umane te poate ajuta cu administrarea de personal, dar si cu salarizarea sau cu leasingul de personal, in functie de nevoile tale. Mai exact, prin colaborarea cu specialisti, compania ta va avea ocazia sa creasca, avand directia potrivita atunci cand vine vorba de resursa umana.

4. Legatura dintre actele de angajare si recrutare

In general, de actele la angajare se ocupa departamentul de HR admin, insa exista o legatura si intre procesul de recrutare si documentele pentru angajare. Mai exact, specialistii in recrutare trebuie si ei sa cunoasca ce criterii de eligibilitate exista pentru candidatii pe care ii vor intervieva. Iata la ce trebuie sa fie atenti cei care recruteaza atunci cand se ocupa de un post vacant nou:

• Criteriile speciale de eligibilitate. Criteriile speciale de eligibilitate, cum ar fi detinerea unui permis de conducere sau prezentarea cazierului trebuie specificate inca din anuntul pentru job sau din primul pas de recrutare.
• Documentele necesare. Specialistul in recrutare va cunoaste ce acte sunt necesare pentru angajare, pentru a putea sa se asigure ca potentialii candidati sunt dispusi sa ofere actele sau le au in posesia lor. Acesta trebuie sa cunoasca legislatia muncii si sa stie ce fel de candidati sunt potriviti nu numai din punct de vedere al studiilor, abilitatilor si experientei, ci si din punct de vedere al reglementarilor. Spre exemplu, daca un candidat de o alta nationalitate aplica pentru un job, specialistul in recrutare va discuta cu acesta despre actele necesare pentru a vedea daca este eligibil.
• Stabilirea pasilor administrativi la ultimul interviu. Specialistul in recrutare va informa candidatul la ultimul interviu despre pasii administrativi importanti, in cazul in care se va ajunge la aceasta etapa.
• Transmiterea datelor catre HR admin. In anumite cazuri, cei care sunt responsabili cu recrutarea vor transmite datele candidatilor, precum copia dupa buletin, catre HR admin pentru intocmirea contractului de munca si se vor ocupa de punerea in contact a candidatului cu responsabilii de HR admin.

Actele necesare pentru angajare sunt un aspect important in orice tip de business, iar pentru a avea o afacere care merge ca pe roate, elementele ce tin de legislatia si reglementarile muncii nu trebuie neglijate. Pentru companiile cu multi angajati sau cu un flux ridicat de angajari, cea mai buna solutie o reprezinta colaborarea cu specialisti, care se vor asigura ca totul este in regula nu numai in etapele de recrutare si selectie, ci si in etapele administrative, cum ar fi gestionarea dosarelor de personal.

Sursa foto: Pexels.com